Schriftführung in Rat und Ausschüssen - Funktionen und Inhalte der Niederschrift

Die Schriftführung und das Erstellen der Niederschrift über Sitzungen des Gemeinderats und seiner Ausschüsse sind wesentliche Bestandteile des kommunalen Sitzungsdienstes und damit eine verantwortungsvolle Aufgabe. Gesetzliche Grundlage für die Niederschrift sind §§ 52 und 58 Abs. 7 Gemeindeordnung NRW sowie die Regelungen der jeweiligen Geschäftsordnungen.
Inhalte des Seminars:
- Bestellung und Pflichten der Schriftführung
- Inhalte der gesetzlichen Vorschriften und Konkretisierung durch die Geschäftsordnung
- Rechtliche Bedeutung der Geschäftsordnung
- Teilnehmende und Anwesende
- Sach- und Verfahrensanträge
- Beschlüsse und Wahlen
- Namentliche und geheime Abstimmung
- Rechtsstellung des Vorsitzenden und Ordnungsmaßnahmen
- Unterzeichnung
- Öffentliche Urkunde
- Einwendungen/Genehmigung/Berichtigung der Niederschrift
- Änderung der TO und Zeitpunkt der Änderung
- Umgang mit Ergänzungen / Tischvorlagen
- Festlegung Zeit und Ort der Sitzung
- Gemeinsame Tagung von Ausschüssen
- Fristen für Niederschriften
- Sitzungsunterbrechungen
- Wechsel von Ausschussmitgliedern während der Sitzung
- Ausschluss der Öffentlichkeit sowie Vorgehen bei hohem Besucherandrang

Da Ausschussvorsitzende zudem nicht immer alle gesetzlichen Vorschriften der Gemeindeordnung und der Geschäftsordnung kennen, ist es wichtig, dass die Schriftführer*innen auch diesbezüglich fundierte Kenntnisse haben, um in Zweifelfällen rechtskonforme Auskünfte über die relevanten Vorschriften über die Durchführung der Rats- oder Ausschusssitzung geben zu können. Dies betrifft z.B. die Beschlussfähigkeit, die Rechte der Rats- und Ausschussmitglieder, die Mitwirkungsverbote wegen Befangenheit, die Neutralität der Sitzungsleitung, die Durchführung von Abstimmungen, etc.
Selbstverständlich werden Fragen gerne besprochen und beantwortet. Auch der Erfahrungsaustausch zwischen den Teilnehmenden ist ein wichtiger Bestandteil des Seminars.
Teilnehmende: Neue Schriftführer, die rechtliche Grundlagen und Einblicke in die Praxis erhalten möchten. Erfahrene Schriftführer, die Fragen aus des Praxis haben und an aktueller Rechtsprechung zum Kommunalrecht interessiert sind.
Der Referent Rechtsanwalt Prof. Dr. Michael Schmitz lehrt und forscht zum Kommunalrecht an der HSPV NRW und verfügt über umfangreiche Gremienerfahrung (langjährige Teilnahme an Rats- und Ausschusssitzungen und Vorsitzender von kommunalen und überregionalen Gremien).